إعداد مصفوفة المسئوليات والصلاحيات

إعداد مصفوفة المسئوليات والصلاحيات Authority Matrix

تقدم شركة جيان للشركات في مصر خدمات استشارية متميزة في إعداد مصفوفة المسئوليات والصلاحيات التي يتم    بناءها على أساس الهيكل التنظيمي بحيث تنساب عناصر المصفوفة من أعلاه إلى أدناه. وترسم هذه المصفوفة علاقة  واضحة  للمسئوليات الإدارية لشاغل الوظيفية والصلاحيات الممنوحة له، ومن ثم يتم الفصل بيسر وسهولة بين المسئوليات  والصلاحيات بحيث تتماشي مع القوانين السارية بالدولة ومع السياسات التي تضعها الإدارة العليا لسير العمل.

فإن لم يتم تحديد السلطات والصلاحيات بالشكل الملائم، فقد ينتج عن ذلك عدة مشكلات منها على سبيل المثال  لا الحصر ما يأتي:
• القصور في استخدام إمكانيات وحدات الشركة .
• تتعدي السلطات قدرات حاملها .
• القصور في الرقابة على موارد الشركة وتخرج عن نطاق المهام التي تخصص تلك الموارد لها .
• قد تسيطر إحدى الوحدات على موارد لا تتطلبها المهام المنوطة بها .
• قد يحدث نزاع حول تخصيص الموارد بين الوحدات التي تشترك في نفس الموارد .
• النزاع بسبب منح السلطات والصلاحيات بصفة رسمية وبصفة غير رسمية .
• تستغرق عملية اتخاذ القرار وقتاً طويلاً للغاية .
• ضياع الهدف والمصالح المرتقبة من القرارات المتخذة .

ولذا نقوم ببناء مصفوفة السلطات والصلاحيات المالية والإدارية بحيث نتناول الأمور المتصلة بالآتي:
• من يتحمل المسئولية
• من يتخذ القرار
• ما هي المسائل الخاضعة لاتخاذ القرار

وينتج عن ذلك تعاون بيننا وبين الإدارة لدى عميلنا للرد على التساؤلات الآتية:
• من الحائز على المعلومات التي تمكنه من اتخاذ القرارات ومن الذي يستطيع الحصول على تلك المعلومات  بالسرعة اللازمة؟
• من الحائز على المهارات والمعارف التي تمكنه من اتخاذ القرار؟
• هل التنسيق مطلوب مع مواقع أو وحدات أو إدارات أو قطاعات أخرى.
• ما هو الأثر الناتج عن القرار؟
• ما هو حجم العمل المطلوب للمسئولين المؤهلين؟

ونساعد عملائنا بناءً على ما سبق لوضع الهيكل الإداري لشركاتهم بناءً على رسم خريطة التبعية الإدارية لاختصاصات  مختلف الوحدات والروابط القائمة بين الأدوار التي يؤديها مختلف الأفراد العاملين بتلك الوحدات، مما يضمن للعملاء أداء  أفضل وتحسيناً مستمر في الأداء.